De coöperatie kent vier statutaire organen, te weten de algemene vergadering, de vertrouwenscommissie uit de algemene vergadering, de raad van commissarissen en het bestuur. In de navolgende paragrafen worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende organen beschreven. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben telkens een passende interactie met de andere statutaire organen, als ook met de directieleden van de zelfstandige bestuursorganen (hierna: ZBO’s) en andere leidinggevenden binnen de organisatie die behoren tot het tweede echelon. Met dit besturingsmodel is een deskundige en evenwichtige bedrijfsvoering met adequate checks en balances gewaarborgd.

Leden

Volgens artikel 4 van de statuten kunnen alleen natuurlijke personen lid zijn van de coöperatie. Om lid te kunnen zijn, dienen zij met één of meer dochtermaatschappijen van de coöperatie een door de algemene vergadering daarvoor aangewezen (verzekerings)overeenkomst te hebben gesloten.

Algemene vergadering

De algemene vergadering is het orgaan waarin leden van de coöperatie zeggenschap kunnen uitoefenen. In artikel 16 van de statuten staat beschreven dat de algemene vergadering wordt gevormd door een aantal – gelijk aan het aantal afdelingen - uit de leden van de coöperatie gekozen personen van 18 jaar of ouder. De coöperatie is verdeeld in afdelingen. Momenteel zijn er 36 afdelingen. Het aantal, de namen en grenzen van de afdelingen worden in het huishoudelijk reglement van de coöperatie vastgesteld. Ieder lid van de coöperatie behoort tot een afdeling. De leden van de coöperatie die binnen een afdeling vallen, kiezen uit hun midden een lid en een plaatsvervangend lid van de algemene vergadering. De wijze van verkiezing wordt geregeld bij huishoudelijk reglement. De verkiezing tot lid of plaatsvervangend lid van de algemene vergadering geldt voor de duur van vier jaren. Na afloop van deze termijn is herverkiezing voor maximaal drie termijnen mogelijk. Telkens wanneer verkiezing van de leden en de plaatsvervangende leden van de algemene vergadering moet plaatsvinden, meldt het bestuur (gedelegeerd door de raad van commissarissen) dit aan de leden door publicatie in het orgaan van de coöperatie en/of in dag- of weekbladen en/of op andere wijze met vermelding van het aantal, de namen en de grenzen van de afdelingen. Tevens stelt het bestuur (gedelegeerd door de raad van commissarissen) bij die mededeling per vacature een kandidaat aan de leden voor, met toevoeging van het bericht, dat de kandidaat verkozen zal zijn, tenzij de leden van de afdeling zich tegen hun verkiezing of de verkiezing van één van hen zullen verzetten. Voordat tot bedoelde mededeling over wordt gegaan, wint het bestuur (gedelegeerd door de raad van commissarissen) het gevoelen in van de vertrouwenscommissie. Zowel de leden als plaatsvervangende leden wonen de vergaderingen bij. De algemene vergadering vergadert onder voorzitterschap van de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

De algemene vergadering vergadert zo vaak als de raad van commissarissen of het bestuur dit nodig acht. Jaarlijks worden ten minste twee algemene vergaderingen gehouden. Op grond van artikel 18 lid 2 van de statuten van de coöperatie vindt één vergadering uiterlijk in de zesde maand na het einde van het boekjaar plaats. Lid 3 van dat artikel bepaalt dat in deze vergadering het jaarverslag van het bestuur wordt besproken, door de raad van commissarissen verslag wordt uitgebracht van zijn bevindingen over het beleid van het bestuur in dat jaar en de jaarrekening wordt vastgesteld. Tevens wordt in die vergadering de decharge van de bestuurders en de commissarissen behandeld. In de andere vergadering van de algemene vergadering wordt de algemene vergadering geïnformeerd over de begroting voor het komende boekjaar, die is vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de raad van commissarissen (artikel 9 lid 6 van de statuten van de coöperatie). Ten aanzien van verzekeringsovereenkomsten is, op grond van artikel 9c van de statuten van de coöperatie, goedkeuring van de algemene vergadering nodig voor besluiten van het bestuur die betrekking hebben op het wijzigen van bepalingen in verzekeringsovereenkomsten en het jaarlijks vaststellen van de winstdeling uit hoofde van de overeenkomsten. Dit geldt voor (verzekerings-)overeenkomsten waarin is bepaald dat deze eenzijdige wijziging alleen mogelijk is met goedkeuring van de algemene vergadering. De leden ontvangen alle informatie die ze nodig hebben om hun taak naar behoren uit te voeren. Alle besluiten worden, tenzij in de statuten anders is bepaald, genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. De leden van de raad van commissarissen en het bestuur zijn bij de algemene vergadering aanwezig. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de algemene vergadering zijn vastgelegd in de statuten en in het huishoudelijk reglement van de coöperatie.

Vertrouwenscommissie

Op grond van artikel 24 van de statuten van de coöperatie is er een vertrouwenscommissie, bestaande uit vier leden, allen door de algemene vergadering uit haar midden gekozen. De vertrouwenscommissie heeft tot taak om, binnen het kader van de bevoegdheden van de algemene vergadering, een goede samenwerking te bevorderen van de algemene vergadering met het bestuur en met de raad van commissarissen. De vertrouwenscommissie wordt met het oog op haar taak door de raad van commissarissen uitgenodigd om voorafgaand aan iedere te houden algemene vergadering met de raad van commissarissen te vergaderen. Daarnaast vergadert de vertrouwenscommissie met het bestuur van de coöperatie. Het bestuur en de raad van commissarissen stellen de vertrouwenscommissie in staat haar taak naar behoren te vervullen.

 

Raad van commissarissen

De raad van commissarissen houdt conform artikel 13 van de statuten toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de coöperatie en de met haar verbonden ondernemingen. De raad van commissarissen staat het bestuur met raad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar de belangen van alle stakeholders die bij de coöperatie zijn betrokken (waaronder de leden, klanten en medewerkers) en in het bijzonder het belang van de coöperatie en de met haar verbonden ondernemingen. De raad van commissarissen bestaat uit een door die raad te bepalen aantal van ten minste vijf en ten hoogste zeven natuurlijke personen. Indien mogelijk zijn twee commissarissen afkomstig uit de leden of plaatsvervangend leden van de algemene vergadering. Na benoeming vervalt voor deze commissarissen het lidmaatschap van de algemene vergadering. De samenstelling van de raad van commissarissen is zodanig dat de combinatie van ervaring, deskundigheid en onafhankelijkheid van zijn leden voldoet aan de profielschets en de raad in staat stelt aan zijn diverse verplichtingen te voldoen.

De raad van commissarissen heeft een profielschets opgesteld van zijn omvang en samenstelling, rekening houdend met de aard van de onderneming, de werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden. De raad van commissarissen evalueert deze profielschets periodiek. De commissarissen worden op voordracht van de raad van commissarissen benoemd door de algemene vergadering. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de raad van commissarissen wordt onder meer gerekend: het houden van toezicht en controle op en het adviseren van het bestuur omtrent de realisatie van de doelstellingen van de coöperatie, de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten, de opzet en werking van de interne risicobeheersing en controlesystemen, het financiële verslaggevingsproces, de naleving van de wet- en regelgeving en het risicomanagementbeleid.

Daarnaast zorgt de raad voor het naleven en handhaven van de corporate governance structuur, het goedkeuren van de jaarrekening, begroting en kapitaalinvesteringen, het selecteren en aanstellen van de externe accountant, het goedkeuren van de risicobereidheid, het voordragen van leden van het bestuur voor benoeming en ontslag en het vaststellen van het beloningsbeleid. Ook evalueert de raad het functioneren van het bestuur. De voorzitter van de raad is aanspreekpunt voor vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van het bestuur betreffen.

Bij een vacature in de raad van commissarissen meldt de raad dit aan de algemene vergadering, de ondernemingsraad, het bestuur en de vertrouwenscommissie. De raad van commissarissen informeert deze organen op tijd over de reden van de vacature en het tijdstip waarop deze moet worden ingevuld. De leden van de algemene vergadering, de ondernemingsraad en het bestuur kunnen de raad van commissarissen personen aanbevelen voor de invulling van de vacature. De raad van commissarissen selecteert en draagt kandidaten voor benoeming voor aan de algemene vergadering. Commissarissen nemen zitting voor een periode van maximaal vier jaar en zij komen daarna in aanmerking voor herbenoeming, met dien verstande dat de zittingsperiode van een lid nooit langer kan zijn dan twaalf jaar. De raad van commissarissen is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn functioneren.

De raad van commissarissen vergadert zes maal per jaar met het bestuur en verder zo vaak als een of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht. De raad van commissarissen kan in zijn vergadering slechts rechtsgeldige besluiten nemen, indien een gewone meerderheid van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De raad van commissarissen besluit bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Op grond van artikel 5 van het Reglement Raad van Commissarissen stelt de raad van commissarissen uit zijn midden een auditcommissie, een riskcommissie en een remuneratie- en benoemingscommissie in. De commissies bereiden, binnen hun taakgebied, de besluitvorming van de raad van commissarissen voor en adviseren de raad van commissarissen, met dien verstande dat de raad van commissarissen verantwoordelijk blijft voor alle besluiten.

De auditcommissie en de riskcommissie bestaan elk uit ten minste drie leden van de raad van commissarissen. In de vergadering van de raad van commissarissen doen zij elk verslag van hun vergadering. Het aantal leden wordt bepaald door de raad van commissarissen. Het collectief van de leden van de auditcommissie heeft relevante kennis en ervaring op financieel terrein en ten aanzien van administratieve processen en audit. Het collectief van de leden van de riskcommissie heeft relevante kennis- en ervaring op het terrein van risicomanagement. De raad van commissarissen wijst uit een van de leden van de afzonderlijke commissies iemand aan als voorzitter van de commissies. De voorzitter van de raad van commissarissen mag geen voorzitter van één van beide commissies zijn. De auditcommissie en de riskcommissie vergaderen elk viermaal per jaar, twee weken voorafgaand aan een vergadering van de raad van commissarissen. In de vergadering van de raad van commissarissen doen zij verslag van de beraadslagingen. Bij de vergaderingen van de auditcommissie en de riskcommissie is het bestuur aanwezig. Bij de vergadering van de auditcommissie zijn op verzoek tevens aanwezig de manager van de interne auditfunctie en de manager reporting & control. Ook is de externe accountant bij ten minste twee vergaderingen van de auditcommissie per jaar aanwezig. Bij de vergadering van de riskcommissie zijn op verzoek de manager van de interne auditfunctie, de manager van financial riskmanagement en actuariaat, de financial riskmanager, de operational riskmanager, de compliance functie (ingevuld door de compliance riskmanager) en de actuariële functie aanwezig.

De remuneratie- en benoemingscommissie bestaat uit de voorzitter van de raad van commissarissen en één of meer door de raad van commissarissen uit zijn midden benoemde leden. Het aantal leden van de commissie wordt bepaald door de raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van commissarissen is voorzitter van de commissie. De commissie is verantwoordelijk voor het voorbereiden van beslissingen over benoeming en functioneren van leden van de raad van commissarissen en leden van het bestuur en voor het voorbereiden van beslissingen over de beloning van de raad van commissarissen, van de leden van het bestuur en de medewerkers van de coöperatie, inclusief beslissingen aangaande het beloningsbeleid die gevolgen hebben voor de risico’s en de risicobeheersing van de coöperatie en voor het monitoren daarvan. Zij vergadert ten minste driemaal per jaar, twee weken voorafgaand aan een vergadering van de raad van commissarissen. In de vergadering van de raad van commissarissen doet zij verslag van haar vergadering. Bij de vergadering van de remuneratie- en benoemingscommissie zijn ten minste twee bestuurders aanwezig en op verzoek tevens de directeur Personeel & Organisatie.

Bestuur

Op grond van de statuten van de coöperatie (artikel 9) zijn de bestuurders verantwoordelijk voor het besturen van de coöperatie, de algemene gang van zaken van de coöperatie en haar dochtermaatschappijen alsmede het beheer van het vermogen van de coöperatie. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de coöperatie. Het weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van alle bij de coöperatie betrokkenen, waaronder de leden en medewerkers, af. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit van de onderneming, de maatschappelijke omgeving waarin de onderneming functioneert, wet- en regelgeving en codes die van toepassing zijn. Het bestuur moet zich gedragen naar de aanwijzingen van de raad van commissarissen met betrekking tot de algemene lijnen van het te voeren beleid. Het bestuur kent een reglement (Reglement bestuur coöperatie). Dit geeft onder meer regels omtrent de vergadering en besluitvorming door het bestuur.

De voorzitter van het bestuur wordt aangewezen door de raad van commissarissen en is het eerste aanspreekpunt voor de raad van commissarissen. Bij zijn afwezigheid neemt de vicevoorzitter van het bestuur de taken waar. De taak van de bestuursvoorzitter omvat naast het coördineren van het bestuursbeleid onder meer de verantwoordelijkheid voor het doelmatig functioneren van het bestuur, het tijdig tot stand doen komen van het strategisch plan en de begroting, het toezicht op het behoorlijk functioneren van de externe accountant van de coöperatie alsmede op het uitbrengen van zijn verslag aan de algemene vergadering. Daarnaast onderhoudt de bestuursvoorzitter intensieve contacten met de voorzitter van de raad van commissarissen. De bestuurders worden, zoals bepaald in artikel 8 van de statuten van de coöperatie, door de algemene vergadering benoemd en ontslagen op voordracht van de raad van commissarissen.

De coöperatie wordt vertegenwoordigd door het bestuur, zo bepaalt artikel 10 van de statuten van de coöperatie. De bestuursleden zijn zelfstandig bevoegd. Het bestuur van de coöperatie vormt tevens het bestuur van DELA Holding N.V., waarin de bestuursvoorzitter zelfstandig bevoegd is. De interne bevoegdhedenregeling van DELA beperkt de bevoegdheid van de bestuursvoorzitter tot een bepaald bedrag. De andere bestuurders zijn binnen DELA Holding N.V. gezamenlijk bevoegd en hebben een volmacht tot een bepaald bedrag. Dit blijkt uit de inschrijvingen van de coöperatie en DELA Holding N.V. bij de Kamer van Koophandel en is vastgelegd in de interne bevoegdhedenregeling.

Het bestuur zet de strategie en het beleid uit en is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. In deze context zijn de sleuteltaken van het bestuur onder meer:

Strategie

• algemene leiding over de bedrijfsactiviteiten;
• vaststellen van de strategische visie en richting;
• uitdragen van de troeven en kernwaarden;
• instellen van een management development programma;
• interne en externe corporate communicatie.

Besluiten op groepsniveau

• het goedkeuren van jaarplannen en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen;
• het (doen) realiseren van managementinformatie en beoordelen van de resultaten ten opzichte van gestelde doelstellingen, benchmarks en marktontwikkelingen;
• het bepalen van de risicobereidheid van de organisatie;
• het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten;
• het (doen) uitvoeren van onafhankelijke audits en kwaliteitsonderzoeken;
• het nemen van besluiten ten aanzien van organisatie, statutaire zaken, fiscale zaken, financieel beleid, productintroducties, prijsbeleid;
• het vaststellen van arbeidsvoorwaarden en de beloningen binnen de DELA Groep.

Verantwoording

• opstellen van de jaarrekening en het rapporteren van maandcijfers;
• toezien op de naleving van alle relevante wet- en regelgeving;
• rapporteren aan toezichthouders, hiervoor zijn eerstverantwoordelijken aangewezen.

De activiteiten van DELA Coöperatie U.A. (‘DELA Coöperatie’) en haar groepsmaatschappijen (‘de Groep’) bestaan uit verzekeren, beleggen en uitvaartverzorging. De verzekeringsproducten betreffen uitvaartverzekeringen, overlijdensrisicoverzekeringen en spaarverzekeringen. De verzekeringsactiviteiten vinden plaats in Nederland, België en Duitsland. Uitvaartverzorging vindt plaats in Nederland en België. De interne governancevereisten zijn afgestemd op de structuur, de activiteiten en de risico’s van de groep en de daarmee verbonden bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen houden daarbij rekening met een passende structuur en organisatie voor het risicomanagement op groepsniveau en met een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden tussen alle onderdelen van de groep. De bedrijfsonderdelen dienen bij het inrichten van haar eigen governancesysteem geen afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van het bestuurlijk, beleidsbepalend of toezichthoudend orgaan van elke entiteit binnen de groep. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is zodanig dat er geen belangenverstrengeling optreedt die een potentieel risico inhoudt voor de continuïteit, het vermogen/resultaat of het klantbelang op de langere termijn. De volledige organisatiestructuur is vastgelegd in organogrammen.

DELA Groep

DELA Coöperatie en haar onderliggende bedrijfsonderdelen vormen tezamen de DELA Groep. De voorzitter van het bestuur is de primus inter pares. De bestuurders zijn onafhankelijk en worden benoemd door de algemene vergadering, op voordracht van de raad van commissarissen. De portefeuilleverdeling op groepsniveau is als volgt.

• Bestuursvoorzitter: strategie en algemeen beleid, innovatie, internal audit en eerstverantwoordelijke voor de ZBO DELA Nederland.
• Bestuurder en vicevoorzitter/CCO: strategie en algemeen beleid, eerstverantwoordelijke voor klantcontacten in Nederland en België en tot 1-1-2020 CEO van DELA België.
• Bestuurder/CFRO: strategie en algemeen beleid, financieel beleid, tax, financieel en operationeel risicomanagement, compliance risicomanagement, actuariaat, beleggingen en eerstverantwoordelijke voor de ZBO DELA Vastgoed.

Zelfstandige bedrijfsonderdelen

De groep kent zelfstandige bedrijfsonderdelen (ZBO’s). Een ZBO kent een eigen directieteam, dat rapporteert aan het bestuur. Binnen het bestuur is één bestuurslid aangewezen dat als eerstverantwoordelijke optreedt richting een ZBO. Het directieteam heeft een reglement waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het team zijn geregeld. Het directieteam van een ZBO draagt zorg voor het uitvoeren van de strategie, stuurt aan en verzorgt managementinformatie ten behoeve van de consolidatie van de groep, draagt zorg voor het afhandelen van formele/juridische zaken en voor juiste besluitvorming zoals opgenomen in de statuten van het bedrijfsonderdeel en het reglement. Per 31 december 2019 kent de DELA Groep drie ZBO’s, zijnde DELA Nederland, DELA België en DELA Vastgoed.

DELA Nederland

Bij DELA Nederland vormt het bestuur samen met vijf operationele directeuren het directieteam van DELA Nederland. De bestuurders hebben binnen DELA Nederland de volgende portefeuilles:

• Bestuursvoorzitter: Informatietechnologie, Personeel & Organisatie, Juridische Zaken, Bestuurszaken, Corporate Communicatie, Inkoop en Coöperatie en Verzekeren
• Bestuurder en vicevoorzitter: Klantencontactcentrum, Klantintelligentie en processen, Uitvaartverzorging en Uitvaartdiensten
• Bestuurder/CFRO: Finance & control, Financieel Riskmanagement en Actuariaat, Tax, Vastgoed en tweedelijns risicomanagement.

Het directieteam bestaat naast de bestuursleden uit de volgende directeuren:

• Directeur Coöperatie en Verzekeren (klantgerichte en procesgerichte afdelingen van verzekeren)
• Directeur Uitvaartverzorging (klantgerichte afdelingen van uitvaartverzorging)
• Directeur Uitvaartdiensten
• Directeur informatietechnologie
• Directeur Personeel & Organisatie

De directeur Coöperatie en Verzekeren, de directeur Informatietechnologie en de directeur Personeel & Organisatie rapporteren aan de bestuursvoorzitter. De directeuren Uitvaartverzorging en Uitvaartdiensten rapporteren aan de vicevoorzitter.

DELA België

DELA België voert verzekeringsactiviteiten uit die zijn ondergebracht in de Nederlandse vennootschap DELA Natura en uitvaartverzorgingsactiviteiten die onderdeel zijn van Belgische vennootschappen (hoofdvennootschap is DELA Holding Belgium N.V.). DELA België wordt geleid door de CEO van DELA België. De CEO van DELA België leidt samen met het managementteam de bedrijfsvoering van DELA België. De CEO van DELA België is, voor wat betreft de verzekeringsactiviteiten, werkzaam binnen de entiteit DELA Enterprises N.V. Het betreft een bijkantoor van de Nederlandse entiteit DELA Natura. Dit betekent dat de verzekeringsactiviteiten gevoerd worden onder de vergunning die is afgegeven door De Nederlandsche Bank en dat, wat betreft het prudentieel toezicht, de activiteiten onder toezicht staan van De Nederlandsche Bank. Voor wat betreft het gedragstoezicht legt DELA België verantwoording af aan de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA: Financial Services and Markets Authority).

DELA Vastgoed B.V. / DELA Vastgoedmanagement B.V.

DELA Vastgoed B.V. en haar dochtermaatschappijen zijn eigenaar van DELA’s Nederlandse vastgoedportefeuille. DELA Vastgoedmanagement B.V. betreft de vastgoedorganisatie die ten doel heeft het verwerven, beheren en exploiteren van deze vastgoedportefeuille. DELA Natura is de enige aandeelhouder in de DELA vastgoedentiteiten. In DELA Vastgoed Management B.V. vormen DELA Natura, vertegenwoordigd in dezen door de bestuursvoorzitter en de CFRO, samen met één natuurlijke persoon de statutaire directie. De algemeen directeur van DELA Vastgoed Management B.V. rapporteert aan de CFRO.

DELA Duitsland

De marketing- en salesactiviteiten in Duitsland vinden plaats via een bijkantoor in Düsseldorf (artikel 2:115 Wft). Alle overige activiteiten vinden op het hoofdkantoor van DELA Natura in Eindhoven (DELA Nederland) plaats. In beginsel vallen de activiteiten in Duitsland onder het beleid van DELA Nederland. Het gedragstoezicht vindt plaats door de BaFin in Duitsland.

Groepsfuncties

DELA Groep kent een aantal groepsfuncties. Zij richten zich op de Coöperatie en haar onderliggende bedrijfsonderdelen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleggen van de groepsfuncties. De functies voor de groep zijn belegd in DELA Nederland. Het betreffen een aantal functies in eerste lijn en de functies van de tweede en derde lijn, zijnde de operational riskmanagementfunctie, de financial riskmanagementfunctie, de actuariële functie, de compliance functie en de internal auditfunctie. De tweedelijns groepsfuncties houden voor het eigen verantwoordelijkheidsgebied toezicht op de ZBO’s. De ZBO’s zijn zelf verantwoordelijk voor een inrichting die passend is voor een doeltreffend en doelmatig toezicht. Hiertoe hebben de ZBO’s functionarissen in dienst die adviseren over en zorg dragen voor de implementatie van de zaken waarop de tweedelijnsfuncties vanuit de groep toezien. De ZBO’s kennen niet zelfstandig tweedelijnsfuncties en een derdelijnsfunctie maar gebruiken daarvoor de groepsfuncties. De administraties worden per ZBO uitgevoerd, tenzij deze decentrale verwerking niet kostenefficiënt is. In de onderstaande figuur is het organisatieschema opgenomen ten aanzien van de posities van de personen die sleutelfuncties vervullen.

DELA kent de volgende eerste lijns groepsfuncties.

• Reporting & control: deze functie is belegd bij de afdeling reporting & control van de groep in Nederland. De ZBO’s dienen zelf zorg te dragen voor een adequate reporting & controlinrichting. De reporting & controlafdeling van een ZBO wordt functioneel aangestuurd door Reporting & Control voor wat betreft het samenstellen van de (geconsolideerde) jaarrekening, het bepalen van groepswaarderingsgrondslagen, het verzorgen van de bedrijfsplanning (jaarplannen en begroting) ten behoeve van de groep, het verzorgen van de managementrapportages (maand- en kwartaalrapportages) ten behoeve van de groep en het verzorgen van rapportages voor de toezichthouders van de groep. Hiervoor levert de reporting & controlfunctie van de groep instructies en formats aan de reporting & controlafdeling van de ZBO’s. De (management)rapportages voor de ZBO’s zelf worden door de reporting & controlafdeling van de desbetreffende ZBO verzorgd.
• Accounting: deze functie is belegd bij de afdeling accounting van de groep in Nederland. Daarnaast dragen de ZBO’s zelf zorg voor het inrichten van een accountingafdeling. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de (interne) administratie, het verzorgen van de consolidatie van financiële rapportages ten behoeve van de groep en het treasury proces per bedrijfsonderdeel. Het betalingsproces en de autorisaties van betalingen zijn per zelfstandig bedrijfsonderdeel ingeregeld. De inrichting van het grootboek wordt door de groepsfunctie bepaald, al kan het zijn dat voor wettelijke voorschriften in een bepaald land hiervan afgeweken wordt. De ZBO dient dan zorg te dragen voor een rapportage op basis van de instructies/richtlijnen van de groepsfunctie.
• Vermogensbeheer / Treasury: deze functie is belegd bij de afdeling vermogensbeheer van de groep in Nederland. Alle beschikbare gelden van het verzekeringsbedrijf en alle overtollige liquide middelen (niet nodig voor de normale bedrijfsuitoefening) van de uitvaartbedrijven worden centraal door deze functie belegd en beheerd op basis van het groepsbeleggingsbeleid.
• Financial riskmanagement en actuariaat: deze functie is belegd bij de afdeling FRMA in Nederland. Deze groepsfunctie is verantwoordelijk voor de Solvency-II werkzaamheden en -rapportages van de groep aan DNB, het Enterprise Riskmanagement Framework van de groep en adviseert het bestuur omtrent nieuwe verzekeringsproducten en de premiestelling daarvan. Daarnaast dragen de ZBO’s zelf zorg voor het uitvoeren van de overige taken op het gebied van risicomanagement en actuariaat, zoals het bepalen van de technische voorzieningen t.b.v. de jaarrekening en tarifering van de verzekeringsproducten.

Managers binnen de ZBO’s

Managers van afdelingen rapporteren aan de desbetreffende portefeuillehouder. De operationele aansturing in de afdelingen vindt plaats door deze managers. De besluitvormende bevoegdheid van de managers is beperkt tot operationele beslissingen. Verder werken de managers van de afdelingen samen in een coördinerend managementoverleg binnen elke sector. Ook kent DELA multidisciplinaire stuur- en werkgroepen. Daarnaast zijn er stafafdelingen en afdelingen die shared services leveren voor het bedrijf. Onderwerpen ter bespreking binnen het bestuur en de directieteams worden door de verantwoordelijke portefeuillehouder (lid bestuur dan wel directieteam) ingebracht. Ook managers kunnen, na overleg met de desbetreffende directeur, onderwerpen ter bespreking inbrengen in de betreffende directie- of MT-vergadering.

Governance op beleggingen

De beleggingsactiviteiten zijn voor de DELA Groep in Nederland geconcentreerd. De afdeling vermogensbeheer wordt aangestuurd door de Chief Investment Officer (CIO). De beleggingscategorie vastgoed in Nederland wordt aangestuurd door de statutaire directie van DELA Vastgoed Management B.V. De CIO en de algemeen directeur van DELA Vastgoed Management B.V rapporteren aan de CFRO van de coöperatie.

De stuurgroep beleggingen is een intern orgaan waarin het bestuur van de coöperatie, de CIO, de manager FRMA (Financial Risk Management en Actuariaat) en de financial riskmanager permanent zitting hebben, op ad hoc basis aangevuld met medewerkers van FRMA, Vastgoed Management en/of vermogensbeheer.

De stuurgroep heeft in beginsel maandelijks een overleg waarin alle relevante beleggingszaken worden besproken en besluiten worden voorbereid, die aan de beleggingsadviescommissie ter advies wordt voorgelegd en in de bestuursvergaderingen van de coöperatie worden geaccordeerd.

DELA heeft een beleggingsadviescommissie (BAC). De BAC heeft een adviserende en toetsende rol richting het bestuur op het gebied van beleggingen. Daarnaast wordt advies gevraagd omtrent beleidsvoorstellen, beleidswijzigingen, en uitvoering van het beleid op dit gebied. Ten slotte worden significante vastgoedtransacties die de EUR 25 miljoen overschrijden ter advies voorgelegd aan de BAC. Als de BAC een advies geeft dat door het bestuur wordt afgewezen, dient dit door het bestuur bij de raad van commissarissen te worden gemeld. De BAC heeft ten minste eenmaal per jaar overleg met de raad van commissarissen, het bestuur en de Chief Investment Officer. De BAC heeft expliciet de rol van adviseur en toetst of de voorstellen consistent, compleet en deugdelijk zijn op rendement en risico. Het bestuur en de raad van commissarissen behouden hun eigen verantwoordelijkheden. De BAC is samengesteld uit minimaal drie externe leden. De leden worden benoemd door de raad van commissarissen op voordracht van het bestuur.

Het bestuur rapporteert in elke vergadering met de raad van commissarissen over de beleggingsresultaten en de strategische beleggingsbeslissingen. Ook legt zij het beleggingsbeleid minimaal eenmaal per jaar ter goedkeuring voor aan de raad van commissarissen. De raad toetst of de uitgevoerde beleggingsactiviteiten passen binnen het overeengekomen beleid.

Groepsbeleid en beleid ZBO

Beleid dat geldt voor de gehele groep valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en is groepsbeleid. Beleid dat betrekking heeft op een ZBO valt onder de verantwoordelijkheid van het directieteam van het ZBO. Er kan groepsbeleid zijn waarvoor een groepsfunctie is benoemd. Ook kan er groepsbeleid zijn waarvoor geen groepsfunctie is benoemd. Groepsbeleid omschrijft in elk geval de doelstelling van het beleid en op welke wijze de ZBO’s deze doelstelling van het beleid dienen te borgen. De directieteams van de ZBO’s stellen binnen deze kaders een eigen beleid op. Als groepsbeleid (buiten de beleidsstukken van de tweede en derde lijn) zijn aangemerkt:

• Merkenbeleid
• IT-beleid
• Beloningsbeleid
• Securitybeleid (informatiebeveiliging en BCM)
• Privacybeleid
• Kapitaalmanagementbeleid
• Beleggingsbeleid
• Datamanagementbeleid
• ORSA-beleid
• ALM-beleid
• Risicomanagementbeleid
• Beleid interne beheersing

De interne governance-vereisten zijn afgestemd op de structuur, de activiteiten en de risico’s van de groep en de daarmee verbonden bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen houden daarbij rekening met een passende structuur en organisatie voor het riskmanagement op groepsniveau en met een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden tussen alle onderdelen van de groep. De bedrijfsonderdelen dienen bij het inrichten van hun eigen governancesysteem geen afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van het bestuurlijk, beleidsbepalend of toezichthoudend orgaan van elke entiteit binnen de groep. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is zodanig dat er geen belangenverstrengeling optreedt die een potentieel risico inhoudt voor de continuïteit, vermogen/resultaat of klantbelang op de langere termijn. De volledige organisatiestructuur is vastgelegd in organogrammen.

Het bestuur van Coöperatie DELA is verantwoordelijk voor de inrichting en effectiviteit van een adequaat risicomanagementsysteem binnen DELA.

Binnen het bestuur is de CFRO verantwoordelijk voor de naleving van het risicomanagementbeleid en de borging ervan.

Het lijnmanagement binnen DELA is primair verantwoordelijk voor de risico-identificatie en risicobeheersing.

De verantwoordelijkheid voor de vastlegging van de beheersmaatregelen ligt bij het lijnmanagement. De verantwoordelijkheid voor een adequate beheersing ligt in beginsel eveneens bij de 1e lijn.

Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement om de Financial Risk Manager dan wel de Operational Risk Manager tijdig en proactief te betrekken in ontwikkelingen en besluiten zodat deze in staat is tijdig een mening te vormen en advies te geven.

De Financial Risk Management functie en de Operational Risk Management functie zijn belegd binnen het 2e lijns management en rapporteren aan het bestuur van DELA Coöperatie en aan de Riskcommissie. De functies hebben tot doel het 1e lijns management te ondersteunen en adviseren bij het identificeren van relevante risico’s en daarnaast de reeds bekende risico’s alsmede de risicobereidheid te monitoren. Deze taken voeren zij ook uit voor de onderliggende bedrijfsonderdelen.

In de charters zijn voor deze functies op hoofdlijnen de verantwoordelijkheden vastgelegd.
Beide functies kennen vergelijkbare verantwoordelijkheden maar hebben elk een beleidsterrein waarop zij functioneren. De Financial Risk Manager richt zich met name op de financiële risico’s en de Operational Risk Manager richt zich met name op de operationele risico’s. De Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager hebben periodiek overleg waarin aandacht besteed wordt aan de aggregatie van verschillende risico’s alsmede de compleetheid van de risicogebieden.

Om deze functies goed te kunnen uitvoeren is een functiebeschrijving opgesteld waarin de doelstelling van de functie, het takenpakket, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, key performance indicatoren, resultaatgebieden en belangrijkste uitdagingen zijn vastgelegd. Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van de 1^e lijn om de Financial Risk Manager dan wel de Operational Risk Manager tijdig te betrekken in ontwikkelingen en besluiten zodat deze in staat is tijdig een mening te vormen en advies te geven. Ten aanzien van deze bevoegdheden speelt ook de mate van onafhankelijkheid van de functie een belangrijke rol. Om deze onafhankelijkheid te waarborgen zijn beide 2^e lijns functies functioneel gescheiden van de 1^e lijn en rapporteren deze direct aan het bestuur van DELA Coöperatie, en tevens aan de Riskcommissie. Daarnaast wordt in dit kader de onafhankelijkheid geborgd door een escalatiemogelijkheid richting de voorzitter van de Riskcommissie.

In het functieprofiel van zowel de Financial Risk Manager als de Operational Risk Manager zijn het kennisniveau, de vaardigheden, competenties en de vereiste ervaring om de functies goed te kunnen uitvoeren vastgelegd.

Om risicomanagement binnen DELA te borgen zijn er diverse overlegstructuren waaraan de Financial Risk Manager en/of de Operational Risk Manager deelnemen.
De Financial Risk Manager is deelnemer aan de volgende overlegstructuren:

• Riskcommissie (toehoorder);
• Risico Coördinatie Overleg (lid);
• Stuurgroep Beleggingen (lid);
• Beleggingsadviescommissie (toehoorder);
• Commissie Governance Beloningsbeleid (lid).

De Operational Risk Manager is deelnemer aan de volgende overlegstructuren:

• Riskcommissie (toehoorder);
• Risico Coördinatie Overleg (lid);
• Data Governance Council (lid);  
• Reputatieoverleg (lid);  
• Commissie Governance Beloningsbeleid (lid).

Het staat zowel de Financial Risk Manager als de Operational Risk Manager vrij om in overleg met de voorzitter van het overleg voor de bovenstaande overleggen agendapunten aan te dragen danwel relevante stukken ter bespreking in te brengen.

In aanvulling op bovenstaande overlegstructuren hebben de Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager samen met de Compliance Risk Manager periodiek overleg met elkaar maar ook met de CFRO om zo te borgen dat zij op de hoogte zijn van alle relevante zaken. Daarnaast vindt er regelmatig een risicomanagementoverleg met de directie Nederland plaats dat door de Financial Risk Manager gecoördineerd wordt en als doel heeft om diverse risicomanagementonderwerpen met deze directie te bespreken.

Samenwerking met andere disciplines in het algemeen en de overige sleutelfuncties in het bijzonder is van groot belang.

De uitgangspunten voor samenwerking met de overige sleutelfuncties zijn als volgt:

• Actuariële Functie: de Risk Management functie kent een groot aantal raakvlakken met de actuariële functie. Deze raakvlakken bevinden zich onder meer op het vlak van de premiestelling, datakwaliteit en de solvabiliteit. Periodiek vindt in het Risico Coördinatie Overleg (“RCO”) afstemming plaats over gezamenlijke thema's en te nemen acties. Daarnaast heeft de Financial Risk Manager periodiek overleg met de Actuariële functiehouder;
• Compliance functie: de Compliance Risk Manager ziet toe op het voldoen aan de gestelde in- en externe wet- en regelgeving. De risico’s die voortvloeien uit het niet voldoen aan regelgeving, zijnde risico’s op reputatieschade, maatregelen van de toezichthouder en risico’s in de continuïteit van de bedrijfsvoering, worden besproken met de Operational Risk Manager. Periodiek vindt in het RCO afstemming plaats over gezamenlijke thema's en te nemen acties;
• Interne audit (3^e lijn): de interne audit functie dient volledig onafhankelijk te opereren en toegang te hebben tot alle relevante gegevens en processen van DELA. De Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager dienen hun bevindingen, onderliggende bestanden en procesdocumentatie ter inzage aan de interne audit functie ter beschikking te stellen.

Om de samenwerking te borgen hebben alle tweedelijnsfunctiehouders zitting in het RCO, waarbij ook Internal Audit als toehoorder aanwezig is. Daarnaast neemt de manager FRMA deel aan dit overleg deel.

DELA maakt gebruik van controle op de jaarrekening door de onafhankelijke accountant.

De bevoegdheden van de sleutelfunctionarissen zijn vastgelegd in de betreffende charters.

Risicomanagementproces
DELA kent een proces voor risicomanagement dat er voor zorgt dat er in alle omstandigheden inzicht is in de risico’s en waarbij afwegingen gemaakt worden tussen kansen, risico’s en in te richten beheersmaatregelen. Het risicomanagementproces is een continu proces en doorloopt de volgende stappen:

• Identificeren risico’s;
• Definiëren risicobereidheid;
• Beheersen risico’s;
• Bewaken en rapporteren over risico’s.

Een grafische weergave van het risicomanagementproces is in onderstaande figuur opgenomen.

DELA hanteert de onderstaande risicocategorieën die tevens zijn onderkend in Solvency-II. Deze zijn:

Ter informatie is ook de vertaling van de Solvency-II risico’s gemaakt naar de risicocategorieën zoals gehanteerd onder FOCUS, de risicoanalyse tool van DNB. Het strategisch/reputatierisico is een risico waaraan door zowel de Financial Risk Manager als de Operational Risk manager aandacht wordt besteed. Het operationeel risico is de verantwoordelijkheid van de Operational Risk Manager en de overige in de bovenstaande tabel benoemde risicocategorieën vallen onder de verantwoordelijkheid van de Financial Risk Manager.

De identificatie kan plaatsvinden door zowel de 1^e lijn als de 2^e lijn. De Financial Risk Manager en Operational Risk Manager inventariseren periodiek de risico’s, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan opkomende risico’s. Onderdeel van de reguliere ORSA is daarnaast de beoordeling en toetsing van het risicoprofiel alsmede de beoordeling van de passendheid van het standaardmodel. In het RCO worden deze bevindingen besproken en gechallenged om tot een sluitend geheel van risico’s te komen.

Schematisch zijn deze risico-categorieën hieronder weergegeven.

Op basis van de vastgestelde bedrijfsdoelstellingen en de draagkracht evalueert het bestuur van DELA Coöperatie op voordracht van de manager FRMA en op advies van zowel de Financial Risk Manager, de Operational Risk Manager en de Compliance Risk Manager jaarlijks het risicoprofiel van DELA.

Risicobereidheid is het risico dat DELA, op basis van haar risicoprofiel, wil lopen om de strategische doelen te behalen passend binnen de draagkracht (risicocapaciteit). Naast de te behalen doelen is borging van de continuïteit van de organisatie essentieel. Risicobereidheid bestaat uit kwalitatieve statements en kwantitatieve statements. De risicobereidheid wordt vertaald in risicolimieten en risicotoleranties om continue monitoring mogelijk te maken.

Het bestuur van DELA Coöperatie stelt de risicobereidheid vast. Hieronder valt onder meer de vaststelling van de normsolvabiliteit. De directieteams van de ZBO’s vertalen deze vervolgens naar eigen risicolimieten en –toleranties binnen de kaders van het groepsbeleid. Het bestuur stelt de risicolimieten en -toleranties definitief vast. Het risicoprofiel en de risicobereidheid wordt, na vaststelling door het bestuur, goedgekeurd door de Raad van Commissarissen.

Met behulp van de ORSA toetsen het bestuur (op groepsniveau) en de directieteams (op entiteitniveau) enerzijds of het risicoprofiel passend is in het licht van de bedrijfsdoelstellingen en de huidige kapitaalspositie en anderzijds beoordelen zij of DELA bij het vastgestelde beleid ook in moeilijke tijden solvabel blijft. Daarbij wordt een expliciete relatie gelegd tussen het risicoprofiel en de kapitaalspositie. In dit proces speelt FRMA een belangrijke rol en adviseren de Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager.

Om ervoor te zorgen dat de risico’s binnen de gewenste bandbreedtes blijven, past het 1^e lijns management passende risicomitigerende oplossingen toe. In de meeste situaties is sprake van een adequate mix tussen:

• stoppen met activiteiten of uitbesteding van activiteiten;
• vermindering van risico’s door preventieve maatregelen toe te passen;
• overdracht van het risico door (her) verzekeren en/of toepassen van contractmanagement;
• het accepteren van risico’s die de organisatie zelf kan dragen.

Om de potentiële kans en/of impact van de risico’s te verlagen zijn maatregelen getroffen die zijn verwoord in diverse beleidsdocumenten (en daaraan gerelateerde protocollen en procedures). Als risico’s groter zijn dan gewenst (zich bevinden buiten de risicolimieten), treft het management aanvullende risico mitigerende oplossingen.

De verantwoordelijkheid voor de vastlegging van de beheersmaatregelen in voornoemde documenten ligt bij het 1^e lijns management. De verantwoordelijkheid voor een adequate beheersing ligt bij de 1e lijn.

De Financial Risk Manager en/of de Operational Risk Manager beoordelen periodiek de passendheid van de beleidsdocumenten en de hierin opgenomen beheersmaatregelen alsmede voorgestelde wijzigingen en geven advies hierover.

Het lijnmanagement zorgt voor en is verantwoordelijk voor aantoonbare uitvoering, het bewaken van en rapporteren over de effectiviteit van de risicobeheersingsmaatregelen. De Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager zijn, afhankelijk van het risico, verantwoordelijk voor de bewaking van de effectiviteit van de eerste lijn en de effectiviteit van de beheersmaatregelen. Om een goede toetsing mogelijk te maken dient het 1^e lijns management de Risk Management functie in kennis te stellen van alle relevante feiten die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken

Het bewaken en beoordelen van risico’s en het risicomanagementsysteem zijn belangrijke voorwaarden voor een adequate risicobeheersing.

Bij de beoordeling van een risico wordt gekeken of het risico buiten het niveau van de risicobereidheid blijft dat door het bestuur is opgesteld. Uitgangspunt is dat risico’s die de genoemde risicobereidheid te boven gaan, d.m.v. van een adequate mix van risico mitigerende oplossingen, tot een lager risiconiveau worden teruggebracht. Hierbij is sprake van een bepaalde mate van risicotolerantie. Onderdeel van de monitoring is de bewaking van de solvabiliteitspositie, die maandelijks plaatsvindt. Indien de solvabiliteit onder het niveau van 105% komt, zal meer frequente monitoring van de belangrijkste indicatoren plaatsvinden om zodoende tijdig in te kunnen grijpen.

Als invulling van de continue monitoring stelt het management voor elk risico vallend binnen het risicoprofiel KRI’s (key risk indicatoren, vroegtijdige signaleringsbepalingen) op. Het management bewaakt (ten minste eenmaal per kwartaal) de ontwikkeling van deze indicatoren en beoordeelt de mate waarin risicolimieten en –toleranties worden overschreden. In geval van overschrijding definieert het management aanvullende managementacties. Het management rapporteert ten minste eenmaal per kwartaal het resultaat van deze analyse aan het directieteam en de Financial Risk Manager danwel de Operational Risk Manager van de entiteit.

De feedback, observaties en aanbevelingen die volgen uit deze activiteiten geven inzicht in de effectiviteit van het risicomanagementproces en helpen bij het identificeren van restrisico’s, potentiële efficiëntievoordelen in processtappen en verdere mogelijkheden voor verbetering. Daarbij maken we onderscheid tussen continue en periodieke beoordelingen.

De Financial Risk Manager en de Operational Risk Manager beoordelen, rapporteren en adviseren over adequate acties over de risico’s die worden gelopen in samenhang met de afgesproken risicotoleranties en -limieten. Hierin worden naast de bestaande risico’s ook opkomende risico’s meegenomen die volgen uit interne en externe ontwikkelingen.

Bewuste overschrijding van risicolimieten mag alleen na goedkeuring van het bestuur van DELA Coöperatie en mag alleen van tijdelijke aard zijn. De Financial Risk Manager en/of de Operational Risk Manager bespreken (dreigende) overschrijdingen met de directieteams en rapporteren hierover in de risicorapportage.

De statische ORSA combineert de governance charter, het kapitaalmanagement beleid, risicomanagementbeleid en ORSA beleid en waarborgt de consistentie tussen deze beleidsdocumenten. Een wijziging van (één van) de onderliggende documenten leidt tot aanpassing van de statische ORSA. Het RCO is de initiator van het opstarten van het statische ORSA proces.

Voor het uitvoeren van de ORSA geldt als basis de vastgestelde aannames die in het vorige ORSA proces zijn gehanteerd. Periodiek (minimaal jaarlijks) worden de eerder vastgestelde aannames herbevestigd of aangepast en door de juiste beslissingsorganen geaccordeerd. Hieronder valt onder meer de risicobereidheid, met de daarin opgenomen risico toleranties en risico limieten en de gedefinieerde (reverse) stresstesten.

De berekeningen kennen een onderscheid in input, model en controle van de plausibiliteit van de output. De berekeningen volgen hetzelfde proces als de periodieke SCR berekeningen, waarbij er input verschillen (kunnen) zijn. De input is gebaseerd op de aannames zoals deze in de eerdere processtap zijn vastgesteld.

De adviezen voortkomende uit de ORSA zullen aan het bestuur worden voorgelegd ter besluitvorming. De analyse van de resultaten wordt weergegeven in een rapportage en voorzien van zo concreet mogelijk advies inclusief voorgestelde acties. Het bestuur neemt op basis van het advies beslissingen waarbij bij iedere beslissing een verantwoordelijke wordt benoemd om dit te realiseren.

De benodigde acties die voortkomen uit het ORSA proces worden besproken en vastgesteld door het relevante beslissingsorgaan. De status van de actiepunten worden periodiek gemonitord en teruggekoppeld aan het bestuur.

Operationele risico’s doen zich voor op alle niveaus binnen de organisatie. De beheersmaatregelen zijn derhalve ook vastgelegd in verschillende specifieke beleidsdocumenten, protocollen en procesbeschrijvingen.

Met behulp van Risk Control Self Assessments (RCSA) evalueert het management (minimaal jaarlijks) in hoeverre de belangrijkste risico’s effectief worden beheerst, welke restrisico’s bestaan en aan welke punten gewerkt dient te worden om risico’s verder te beperken (managementacties). Daarbij evalueert het management ten minste de risicocategorieën van het risicoprofiel alsook de effectiviteit van de beheersing ervan. Deze RCSA’s vinden plaats binnen alle juridische entiteiten en ook op groepsniveau. Het resultaat hiervan is een Internal Control Statement (“ICS”) per juridische entiteit en op groepsniveau. Het management rapporteert het ICS aan het bestuur, de directieteams en aan de Operational Risk Manager en de manager Reporting & Control.

De verschillende beleidsdocumenten dekken gezamenlijk een aantal onderwerpen af:

• het vaststellen van operationele risico’s waaraan DELA is of kan worden blootgesteld en de beoordeling van de wijze waarop dit risico’s kunnen worden gemitigeerd;
• activiteiten en interne processen voor het beheer van operationele risico’s, waaronder het IT-systeem ter ondersteuning van die activiteiten en interne processen;
• risicotoleranties en limieten voor de belangrijkste operationele risicogebieden van DELA;
• DELA beschikt over processen voor het vaststellen, analyseren en rapporteren van voorvallen met een operationele risicocomponent. Daarvoor is een proces ingericht voor het registreren van dergelijke voorvallen met een operationele risicocomponent;
• DELA dient voor het beheer van operationele risico’s een geschikt aantal stressscenario’s te ontwikkelen en te analyseren. Deze stressscenario’s zijn ten minste gebaseerd op het falen van een sleutelproces, of het wegvallen van sleutelpersoneel of een sleutelfunctie of het optreden van onvoorziene externe gebeurtenissen.

Een tweetal elementen wordt hieronder specifiek toegelicht.

Incidenten zijn een indicatie voor verbetermogelijkheden. De incidentenregeling moet ertoe bijdragen dat DELA niet alleen incidenten goed afhandelt, maar daarvan ook leert om herhaling in de toekomst te voorkomen. Incidenten worden per entiteit geregistreerd en o.a. beschikbaar gesteld aan de Operational Risk Manager ten behoeve van zijn werkzaamheden. Naast het incidentenregister is er ook een klachtenregister waarin klachten van leden en polishouders worden geregistreerd. Een klacht kan leiden tot een incident.

De verantwoordelijkheid voor procesmanagement is belegd in de lijn. Het doel van procesmanagement is om door middel van het managen van de processen een continue bijdrage te leveren aan het klantbelang, de leverbetrouwbaarheid en de performance van de organisatie. Hierbij wordt steeds gestreefd naar jaarlijkse verbetering wat aansluit bij het doel van excellente dienstverlening aan leden en klanten. Procesmanagement verschaft inzicht in de organisatieprocessen. Om de gehele beheercyclus van bedrijfsprocessen te managen maakt DELA gebruik van Business Process Management (BPM). BPM is een managementdiscipline die DELA hiertoe in staat stelt; van procesontwerp, het inrichten en implementeren van processen tot het beheren en monitoren. De voortdurende ontwikkeling van processen is hiermee in control. De processen worden vastgelegd conform Business Process Modeling Notation (BPMN). Hiermee wordt bereikt dat de processen transparant, eenduidig en uniform zijn vastgelegd. Alle belangrijke processen worden vastgelegd met behulp van een tooling. Jaarlijks evalueren managers de volwassenheid van hun processen in een selfassessment en rapporteren hierover aan de Operational Risk Manager. De Operational Risk Manager beoordeelt deze rapportages en adviseert indien nodig.

Monitoring van operationele risico’s vindt in principe door de betrokken 1e lijns afdelingen plaats op basis van de vastgestelde risicolimieten en indicatoren. De Operational Risk Manager toetst op basis van de informatie van de 1^e lijn of nog voldaan wordt aan de risicobereidheid van de onderneming en of eventuele risicomitigerende maatregelen nog steeds voldoende effectief zijn. Daarnaast toetst de Operational Risk Manager of de diverse beleidsdocumenten aan de hiervoor genoemde eisen voldoet.

De toepassing van de UFR bij het extrapoleren van de risicovrije rente wordt periodiek kwantitatief beoordeeld.

DELA baseert de kredietbeoordelingen op de ratings van de grotere rating-agencies. Indien er meerdere beoordelingen zijn en de uitkomsten daarvan verschillend zijn, wordt de rating aangehouden die op een na de hoogste is.

In 2019 is door de ORM in samenwerking met de Compliance Risk Manager nader vervolg gegeven aan de versteviging van de interne beheersing binnen DELA. Dit heeft geleid tot een verdere professionalisering van het risicomanagement binnen de eerste lijn. Als gevolg hiervan zijn met name de operationele en compliance risico’s nog beter in beeld waardoor deze risico’s beter gemanaged kunnen worden.

Voor de controles die plaatsvinden op de geschiktheid van kerngegevens die ten grondslag liggen aan de beoordeling van de risico’s en kapitaalvereisten, wordt verwezen naar paragraaf D.2.3.1. De Actuariële Functie beoordeelt dit en heeft daar in haar rapportage verslag van gedaan.

DELA heeft in 2019 een bod uitgebracht op Yarden waarbij, indien goedkeuring van de toezichthouders wordt verkregen, de verzekerings- en uitvaartactiviteiten worden overgenomen. Vanuit financieel perspectief nemen de verplichtingen en beleggingen aanzienlijk toe leidend tot een (in absolute zin) toename van de risico’s. Dit betreft echter risico’s die voor DELA al bekend zijn. De verzekeringsverplichtingen van Yarden hebben andere karakteristieken dan die van DELA, met name als het gevolg van het niet hebben van de premiemaatregel. Het renterisico zal als gevolg hiervan toenemen maar in zijn geheel genomen is dat effect beperkt. Het belangrijkste risico betreft de integratie van Yarden in DELA en de operationele inrichting hiervan. Deze zullen indien de goedkeuring verkregen wordt dan ook zeer zeker aandacht krijgen.